Là tổ hợp văn phòng hạng A+ cho thuê, kết hợp bãi đỗ xe thông minh cao cấp nằm tại tuyến phố Duy Tân tấp nập và phát triển bậc nhất. cung cấp hai dịch vụ cốt lõi là Khai thác Bất động sản và Quản lý tòa nhà. PSC đang độc quyền cho thuê, vận hành các bất động PSA cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà chung cư, văn phòng uy tín hàng đầu tại Việt Nam, cam kết chất lượng hạng A, được nhiều chủ đầu tư tin tưởng. Việc vận hành và quản lý toà nhà văn phòng sẽ mang đến giá trị cao cho toà nhà và tới lợi nhuận mà dịch vụ cho thuê văn phòng đem lại. Chất lượng của quản lý toà nhà văn phòng ảnh hưởng rất lớn tới giá trị cho thuê văn phòng và số lượng khách hàng hợp tác đến thuê. Quản lý toà nhà chung cư là gì? Quản lý tòa nhà, bao gồm cao ốc văn phòng, khu thương mại, chung cư, cũng như quản lý bất động sản nói chung là lĩnh vực còn khá mới mẻ ở Việt Nam, đội ngũ cán bộ chuyên viên quản lý hiện tại chủ yếu là tự đào tạo thông qua thực tế công việc. -Vận hành và Quản lý tòa nhà được chia làm 3 loại chính: Quản lý Tòa nhà văn phòng cho thuê, Quản lý tòa nhà chung cư và Quản lý khách sạn/căn hộ cho thuê cao cấp; tuy nhiên trong bài viết này chúng tôi chỉ đề cập chính đến vấn đề quản lý và vận hành tòa nhà văn phòng cho thuê. Các đơn vị quản lý tòa nhà sẽ quản lý những yếu tố nào? 1. Quản lý tài chính: Trước sự phát triển không ngừng của nền kinh tế Việt Nam, thị trường bất động sản ngày càng khởi sắc. Với hiện trạng các chung cư, tòa nhà phức hợp, cao ốc văn phòng, mọc lên ngày càng nhiều, mức độ cạnh tranh gay gắt hơn, đòi hỏi các dự án Bất động sản ngày nay phải đảm bảo nhiều yếu tố eiOtM. Quản lý vận hành tòa nhà là hạng mục nhận được rất nhiều quan tâm của các chủ đầu tư, đơn vị quản lý bất động sản trong thời gian gần đây. Vậy hạng mục này gồm những công việc gì, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết ngay sau đây. 1. Quản lý vận hành tòa nhà là gì?2. Công tác quản lý vận hành tòa nhà bao gồm những công việc gì? Công tác quản lý an Công tác quản lý vệ Công tác quản lý bảo trì – sửa chữa kỹ thuật tòa Công tác quản lý hành Công tác quản lý khách Quản lý tài chính3. Làm thế nào để quản lý vận hành tòa nhà thật tốt? 1. Quản lý vận hành tòa nhà là gì? Quản lý vận hành tòa nhà là tập hợp các thao tác quản lý được xây dựng theo một quy trình có căn cứ khoa học nhằm đảo bảo các hoạt động của tòa nhà được diễn ra một cách trơn tru, an toàn và hiệu quả nhất. Quản lý vận hành tòa nhà bao gồm nhiều đầu việc phải xử lý Quản lý vận hành tòa nhà sẽ tác động đến hầu hết các khía cạnh trong quá trình khai thác sử dụng của tòa nhà từ hệ kết cấu, kiến trúc – nội thất, hệ thống thang máy, điện nước, phòng cháy chữa cháy… cho đến các tiện ích và dịch vụ gia tăng khác như vệ sinh, cảnh quan, nhân công – nhân sự… Quản lý vận hành tòa nhà hiện nay được chia thành 2 loại là Quản lý vận hành tòa nhà chung cư Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng 2. Công tác quản lý vận hành tòa nhà bao gồm những công việc gì? Mỗi loại hình bất động sản sẽ có cơ chế vận hành và quản lý khác nhau. Tuy nhiên nhìn chung, công tác quản lý vận hành tòa nhà sẽ tác động và điều phối các khía cạnh sau Công tác quản lý an ninh Đây là công tác không chỉ đảm bảo an toàn cho cư dân, khách hàng sử dụng tòa nhà mà còn đảm bảo trực tiếp lợi ích của chủ đầu tư. Quản lý an ninh thông qua hệ thống camera/ CCTV giám sát Công tác này thường bao gồm việc bố trí nhân sự và triển khai kế hoạch giám sát người ra vào tòa nhà, ra vào bãi xe và giám sát trông nom các phương tiện tại bãi đỗ. Ngoài ra, quản lý an ninh còn thể hiện ở các mặt như kiểm soát hàng hóa, vận chuyển đồ đạc ra vào, giải quyết và xử lý các mâu thuẫn… Để công tác diễn ra hiệu quả, đơn vị quản lý tòa nhà thường sử dụng các hệ thống như camera/ CCTV… hỗ trợ. Công tác quản lý vệ sinh Để mang lại môi trường sống và không gian xanh – sạch – đẹp thì vệ sinh là công tác không thể thiếu trong quản lý vận hành tòa nhà. Thông thường các hoạt động vệ sinh các không gian chung như hành lang, cầu thang, tiền sảnh, nhà vệ sinh công cộng… sẽ được diễn ra hàng ngày. Trong khi đó, việc tổng vệ sinh cải tạo cảnh quan… sẽ được thực hiện định kỳ theo tháng hoặc quý. Thời gian cụ thể sẽ phụ thuộc vào đặc trưng các hạng mục của công trình. Công tác quản lý vệ sinh tòa nhà được triển khai theo kế hoạch Để công tác quản lý vệ sinh tòa nhà diễn ra thuận lợi và bài bản, đơn vị phụ trách cần có sự tìm hiểu và khảo sát tình hình thực tế toàn bộ diện tích và các không gian của tòa nhà. Từ đó, đưa ra các đánh giá và đề xuất các kế hoạch vệ sinh cho từng hạng mục cụ thể. Xem thêm Dịch vụ vệ sinh tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp với Pan Services Hà Nội Công tác quản lý bảo trì – sửa chữa kỹ thuật tòa nhà Đây có thể coi là một trong những công tác đặc biệt quan trọng trong quản lý và vận hành tòa nhà. Bộ phận phụ trách cần phải triển khai các hoạt động khảo sát, đánh giá toàn bộ hệ thống các trang thiết bị như đường điện, chiếu sáng, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống truyền thông điện thoại, wifi…, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống thang máy, thang thoát hiểm… Căn cứ vào thực trạng của hệ thống thiết bị này, bộ phận phụ trách công tác quản lý bảo trì – sửa chữa kỹ thuật tòa nhà sẽ khắc phục và sửa chữa những sự cố đang diễn ra. Đồng thời, lập kế hoạch và đưa và các phương án vận hành – bảo trì cụ thể cho hệ thống cơ sở vật chất này trong quá trình tòa nhà đi vào hoạt động. Qua đó, duy trì sự ổn định, góp phần đảm bảo sự an toàn cho người sử dụng, nâng cao chất lượng của tòa nhà. Hệ thống kỹ thuật của tòa nhà chung cư Bên cạnh đó, việc quản lý bảo trì tòa nhà tốt còn góp phần kéo dài tuổi thọ cho tài sản của chủ đầu tư. Việc này đồng nghĩa với việc thời gian khai thác bất động sản được kéo dài lên, giá trị và lợi nhuận mà chủ đầu tư nhận về cũng sẽ tăng lên đáng kể. Nếu vẫn còn những băn khoăn liên quan đến hạng mục quản lý kỹ thuật tòa nhà bạn có thể tham khảo chi tiết tại bài viết Những thông tin cần biết về quản lý kỹ thuật tòa nhà. Công tác quản lý hành chính Công tác quản lý hành chính của một tòa nhà bao gồm các hoạt động như Quản lý hồ sơ, tài liệu của tòa nhà gồm thư tín, chứng từ và các văn bản liên quan… Tổng kết báo cáo hoạt động của chung cư định kỳ. Từ đó, xây dựng quy trình triển khai báo cáo tổng kết định kỳ, báo cáo hàng tháng, hàng quý. Tuyển dụng nhân sự bao gồm các công việc như tìm kiếm ứng viên, phỏng vấn, đào tạo… Thông qua đó, luôn đảm bảo đủ nhân lực để triển khai các hoạt động vận hành tòa nhà. Liên hệ, làm việc với các đơn vị cung cấp dịch vụ thuê ngoài nếu có. Các công tác quản lý hành chính được xây dựng nhằm đảm bảo các hoạt động nội bộ và đối ngoại diễn ra thuận lợi. Từ đó nâng cao hiệu quả công tác quản lý vận hành tòa nhà. Công tác quản lý khách hàng Đối với bất kỳ tòa nhà nào thì cư dân và khách hàng thuê mặt bằng cũng đóng vai trò rất quan trọng. Họ là người trực tiếp sử dụng và trải nghiệm chất lượng công trình – dịch vụ tại các tòa nhà. Chính vì vậy công tác quản lý khách hàng là không thể thiếu. Công tác này thường bao gồm các hoạt động như Tìm khách thuê đối với quản lý tòa nhà văn phòng. Hoạt động này thường được kết hợp với các chương trình truyền thông, nhằm giúp chủ đầu tư có thể cho thuê hết các mặt bằng trống. Thông thường đơn vị phụ trách còn hỗ trợ chủ đầu tư tiếp đón và giới thiệu mặt bằng Quản lý hợp đồng thông qua các hoạt động tư vấn pháp luật, soạn thảo hợp đồng, tổ chức ký kết… Chăm sóc khách hàng, đáp ứng và giải quyết các nhu cầu của khách hàng, cư dân trong quá trình sử dụng và sinh sống. Thay mặt chủ BĐS là cầu nối làm việc cùng khách hàng. Thông qua quy trình làm việc chuyên nghiệp, tác phong nhanh nhẹn, giải quyết triệt để các vấn đề khách hàng, cư dân đang gặp phải để nâng cao uy tín của chủ đầu tư. Chủ động thông báo những tin tức mới, thời hạn thu tiền dịch vụ định kỳ… Quản lý khách hàng giúp tạo dựng uy tín chủ đầu tư Công tác quản lý khách hàng không chỉ giúp khách hàng, cư dân có trải nghiệm chất lượng dịch vụ tốt hơn mà còn nâng cao uy tín của chủ đầu tư. Khi các vấn đề kiến nghị được giải quyết hợp lý và nhanh chóng, khách hàng và cư dân sẽ có thêm niềm tin, sự tín nhiệm với chủ đầu tư. Đây chính là tiền đề quan trọng cho sự phát triển của chủ đầu tư trong các dự án tiếp theo. Quản lý tài chính Tài chính là một mảng hoạt động không thể thiếu trong công tác quản lý vận hành tòa nhà. Công tác này bao gồm việc Lên kế hoạch và quản lý hoạt động thu, chi của tòa nhà bao gồm các khoản chi phí bảo trì, duy tu, các khoản thu phí dịch vụ định kỳ từ khách hàng… Lập báo cáo tài chính định kỳ theo tháng, quý hoặc năm một cách chi tiết và gửi tới chủ đầu tư. Tham vấn, hỗ trợ chủ đầu tư xây dựng kế hoạch tài chính phù hợp nhằm tối ưu hiệu quả khai thác tài sản bất động sản. Quản lý công khai minh bạch quỹ tiền thu tới cư dân, khách hàng . Công tác quản lý tài chính phải công khai, minh bạch, đảm bảo lợi ích của khách hàng và chủ đầu tư Thông qua các hoạt động quản lý tài chính, chủ đầu tư có thể dễ dàng nắm bắt được tình hình và đánh giá hiệu quả khai thác bất động sản của mình. Từ đó có thể đưa ra các kế hoạch điều chỉnh hoạt động một cách hợp lý, tối đa hóa lợi ích. Xem thêm Những yếu tố ảnh hưởng tới phí dịch vụ quản lý tòa nhà 3. Làm thế nào để quản lý vận hành tòa nhà thật tốt? Quản lý vận hành tòa nhà là hoạt động sẽ diễn ra song song trong quá trình tòa nhà đi vào khai thác sử dụng, đồng thời nó sẽ tác động đến tất cả các khía cạnh của tòa nhà. Chính vì vậy, việc quản lý vận hành có hiệu quả hay không có tác động không nhỏ đến trải nghiệm sống của cư dân, khách hàng và lợi ích của chủ đầu tư. Để quá trình quản lý vận hành tòa nhà diễn ra tốt đơn vị quản lý cần Xây dựng một quy trình quản lý tốt và vận hành thật bài bản. Để làm được điều này, đơn vị quản lý cần phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng thực trạng vận hành của tòa nhà. Từ đó đưa ra những phương thức sao cho phù hợp. Bên cạnh đó, các bộ phận phụ trách không những cần tập trung vào làm tốt phần công việc của mình mà còn cần kết hợp nhuần nhuyễn với nhau. Điều này đòi hỏi quy trình quản lý phải thực sự hệ thống và tối ưu. Áp dụng công nghệ vào công tác quản lý. Thời đại công nghệ số cho ra đời nhiều phần mềm hiện đại. Chúng là trợ thủ đắc lực cho con người, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao hiệu quả quản lý vận hành tòa nhà. Đội ngũ ban quản lý có năng lực và chuyên môn. Dù quy trình có tốt, phần mềm có hiện đại đến mấy nhưng yếu tố con người không đảm bảo thì hoạt động quản lý chắc chắn sẽ không mang lại hiệu quả như mong muốn. Nhân sự quản lý cần là những người có kiến thức chuyên môn, được đào tạo bài bản chuyên nghiệp và có kỹ năng xử lý tình huống tốt. Pan Services Hà Nội là một đơn vị quản lý bất động sản sở hữu đầy đủ những điều kiện cần trên. Thừa hưởng kinh nghiệm từ tập đoàn mẹ Nihon House – tập đoàn quản lý bất động sản hàng đầu Nhật Bản, Pan Services Hà Nội tự tin với chất lượng dịch vụ của mình. Pan Services Hà Nội – Đơn vị quản lý bất động sản hàng đầu hiện nay Quy trình quản lý vận hành tòa nhà tại Pan Services Hà Nội được nghiên cứu kỹ lưỡng và xây dựng phù hợp với từng mô hình bất động sản khác nhau. Dù là chung cư hay tòa nhà văn phòng… chúng tôi luôn có sẵn các quy trình và kịch bản quản lý đáp ứng mọi nhu cầu của chủ đầu tư. Bên cạnh đó, Pan Services Hà Nội còn sở hữu đội ngũ nhân sự đông đảo với hàng trăm cán bộ cấp cao có chuyên môn cao, được đào tạo bài bản. Mỗi cá nhân của Pan Services Hà Nội luôn hết mình trong công việc và tận tâm với khách hàng. Để nâng cao chất lượng và trải nghiệm của khách hàng, Pan Services Hà Nội áp dụng phần mềm quản lý Home ID. Thông qua phần mềm này, tại bất kỳ đâu, bất cứ lúc nào chủ đầu tư đều có thể kiểm tra tình trạng vận hàng tòa nhà của mình. Phần mềm quản lý hiện đại được ứng dụng trong công tác quản lý vận hành của Pan Services Với những thế mạnh kể trên, Pan Services chắc chắn sẽ mang tới dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà uy tín chất lượng. Giúp chủ đầu tư tối đa hóa lợi nhuận, quản lý tòa nhà một cách tốt nhất với chi phí ít nhất. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được trải nghiệm dịch vụ đẳng cấp quốc tế Địa chỉ Tầng Lửng, Tòa nhà Văn phòng HEID, Ngõ 12 Láng Hạ, P. Thành Công, Q. Ba Đình, TP. Hà Nội, Việt Nam. Điện thoại 0243 934 5199 Hotline 0866 95 11 95 Email hanoi Website Bài viết này hữu ích như thế nào? Nhấp vào một ngôi sao để xếp hạng nó! Đánh giá trung bình 3 / 5. Số vote 2 Không có phiếu bầu nào cho đến nay! Hãy là người đầu tiên đánh giá bài viết này. Quản Lý Toà NhàQuản Lý Toà NhàCông Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Place In SaigonQuản lý các vấn đề liên quan đến khách hàng và tòa nhà Toà nhà nhỏ 7 tầng, có 10 căn hộ Đăng bán phòng trên các kênh TA và OTA ...Đã đăng khoảng 9 giờ trướcKỹ Sư Trưởng Tòa NhàKỹ Sư Trưởng Tòa NhàAden Services LTD VIETNAMLiên hệ với các khách hàng làm việc trong Tòa nhà để giải quyết những vấn đề kỹ thuật phát sinh. - Giám sát và đôn đốc bộ phận kỹ thuật...Đã đăng 3 ngày trướcKỹ sư trưởng toà nhàKỹ sư trưởng toà nhàCông ty CP Tháp nước Hà NộiAQua Central - 44 Yên Phụ, Ba Đình, Hà Nội, Cần tuyển KỸ SƯ TRƯỞNG TOÀ NHÀ CÔNG VIỆC Quản lý đội ngũ nhân viên dưới lý vận...Đã đăng 4 ngày trướcChúng tôi không tìm thấy việc làm bạn muốn truy cậpMọi người cũng đã tìm kiếmĐăng nhập để lưu công việc vào hồ sơ của chưa có tài khoản JobStreet? Đăng ký dùng, Tòa nhà văn phòng thường có lượng người hoạt động nhiều nên cần phải có các bộ phận quản lý tòa nhà để duy trì hoạt động một cách có tổ chức và chuyên nghiệp. Qúa trình quản lý vận hành tòa nhà là thước đó chính xác nhât về độ chuyên nghiệp và mức uy tín của tòa nhà đó trên thị bài viết này Việt Long Office xin mời các bạn hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết về quá trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng là như nào Lục Bài Viết1 Thế nào là Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng?2 Quy Trình Quản Lý vận hành tòa nhà văn Quản Lý Hợp Đồng thuê văn Quy Trình Khách Quy Trình An Quy Trình Vận Hành Thiết Bị Kỹ Thuật trong tòa Quy Trình Vệ Sinh tòa nhà3 Quy định về quản lý vận hành tòa nhà văn phòng4 Lời KếtThế nào là Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng?Đầu tiên hãy tìm hiểu về tòa nhà văn phòng là gì? Tòa nhà văn phòng là tòa nhà được các nhà đầu tư, xây dựng để cho các doanh nghiệp, tổ chức thuê làm văn phòng làm việc. Các tòa nhà được xây dựng với số lượng tầng theo quy định của từng khu vực. Thường sẽ nằm ở những vị trí trung tâm tập trung đông dân cư, thuận lợi cho việc giao thương kinh lý vận hành tòa nhà văn phòng là việc liên quan đến quản lý các hoạt động cho tòa nhà đó hoạt động một cách hiệu quả. Hỗ trợ khách hàng sử dụng các tiện ích, bảo dưỡng kỹ thuật, thiết bị trong tòa nhà,.. để khách hàng khi thuê văn phòng được sử dụng làm văn phòng không bị gián đoạn công việc khi bị hỏng hóc gì đó như mất nước, mất điện, thang máy hỏng,..Vì vậy mà công tác quản lý vận hành tòa nhà văn phòng là công việc quan trọng vì có thể ảnh hưởng đến rất nhiều doanh nghiệp làm việc tại tòa nhà nếu có sự cố xảy thêm bài viết BMS Là gì? Bạn có biết về hệ thống quản lý tòa nhà văn phòng BMS?Quy Trình Quản Lý vận hành tòa nhà văn phòngCác công việc quản lý vận hành tòa nhà văn phòng sẽ thực hiện theo quy trình, để đảm bảo các hoạt động quản lý đem lại hiệu quả cao Lý Hợp Đồng thuê văn phòngVề hợp đồng thuê văn phòng phải được chuẩn bị ký về các điều khoản, quy định. Phải nêu lên được những điểm quan trọng như giá cả, khi thanh toán sẽ trả theo đồng tiền nào, trả vào ngày tháng năm các điều khoản cơ bản quy định có trong hợp đồng. Sau khi khách hàng đồng ý với các điều khoản có trong hợp đồng thuê văn phòng và ký kết hợp đồng thì sẽ có bộ phận chuyên quản lý hợp đồng sẽ thực hiện theo các quy trình sauQuy trình ký kết hợp đồng cho thuê văn phòng và những quy định cụ thể giữa các trình thu tiền trình thu tiền dịch trình thanh lý hợp Trình Khách HàngQuy trình này là nhằm phục vụ khách hàng. Dịch vụ sử dụng phòng, hướng dẫn khách hàng sử dụng các phòng chức năng như thế nào? Xử lý kịp thời, hiệu quả các khiếu nại của khách hàng. Quy trình khách hàng sẽ được thực hiện theo các quy trình sauQuản lý và sử dụng văn giá mức hài lòng của khách lý và giải quyết các khiếu nại của khách hàng về vấn đề liên quan đến tòa an toàn, an ninh của khách lý tài sản của khách lý vệ sinh của khách lý thiết bị chung, dịch vụ của tòa Trình An NinhQuy trình này nhằm đảm bảo an toàn trật tự tòa nhà, kiểm soát an an ninh sẽ gồm các hoạt độngPhòng cháy, chữa cháy của tòa tra bộ phận bảo luyện cho nhân viên về an toàn phòng cháy chữa soát tài sản, hàng soát khách tham quan, nhân vụ trông xe ô tô, gắn máy, xe đạp.Quy Trình Vận Hành Thiết Bị Kỹ Thuật trong tòa nhàNhằm bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị của tòa nhà khi bị hư hỏng nhưSửa chữa, bảo trì tòa trì các công trình xây dưỡng thang máy, máy điều hoà…Quy Trình Vệ Sinh tòa nhàNgoài vận hành các thiết bị kỹ thuật cao thì cũng cần phải vận hành vệ sinh của tòa nhà. Vì vệ sinh là nhu cầu thiết yếu mà tòa nhà nào cũng cần cóLên kế hoạch vệ sinh các khu vực tại tòa lý rác thải, phế phẩm trong và ngoài tòa tin bạn nên tìm hiểu Coworking space là gì? Những Lưu ý quan trọng về Coworking SpaceQuy định về quản lý vận hành tòa nhà văn phòngViệc quản lý vận hành tòa nhà văn phòng cần phải tuân thủ theo một số quy định của pháp luật như sau+ Cơ điện Theo quy định, trước khi tòa nhà đưa vào sử dụng thì phải đảm bảo yêu cầu kỹ thuật về cơ điện. Ban quản lý vận hành tòa nhà cần phải kiểm tra cẩn thận, chạy thử cũng như sửa chữa lại nếu có vấn đề, sao cho đảm bảo về mặt an toàn trước khi tòa nhà đưa vào sử cháy chữa cháy Tất cả các tòa nhà phải tuân thủ luật phòng cháy chữa cháy của nhà nước. Cụ thể phải lắp đặt các thiết bị phục vụ việc báo cháy cũng như chữa cháy phù hợp với quy định của pháp vệ Tòa nhà phải có đội ngũ bảo vệ để quản lý về trật tự an ninh cho tòa nhà. Đồng thời bảo vệ khách hàng và tài sản của khách hàng được an toàn, không để xảy ra tình trạng trộm cắp khi đến nơi làm ra, còn rất nhiều quy định khác về quản lý tòa nhà cần phải chú KếtTrên đây là những kiến thức chung và cơ bản nhất về việc quản lý vận hành tòa nhà văn phòng các bạn nên biết. Hy vọng bài viết này chúng tôi đã giúp các bạn có cái nhìn tổng quan hơn về ngành nghề quản lý tòa quản lý vận hành của một tòa nhà không phải là công việc dễ dàng, nên cần phải tuân thủ theo quy trình và quy định của pháp luật. Để duy trì hoạt động của tòa nhà văn phòng thì chắc chắn không thể thiếu quy trình quản lý để có cách làm việc hiệu quả nhất. Kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng sẽ giúp nhà đầu tư vận hành bất động sản một cách dễ dàng và thu về lợi nhuận. Hãy cùng Pan Services Hà Nội tìm hiểu 7 kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả từ các chuyên gia trong bài viết dưới đây. 1. 7 kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng hiệu Bảo trì tòa nhà định Hiểu biết rõ về hợp đồng cho Hiểu rõ bất động sản của chính Học cách giao tiếp cùng người Nâng cấp chất lượng tài sản thường Lưu trữ thông tin quan Thời hạn thanh toán tiền thuê2. Quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê cùng Pan Services Hà Nội 1. 7 kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả Quá trình vận hành và quản lý một tòa nhà văn phòng chưa bao giờ là một việc dễ dàng. Nếu không cẩn trọng rất có thể dẫn đến tình trạng hoạt động không hiệu quả và thua lỗ. Chính vì vậy, các chủ đầu tư cần xây dựng kế hoạch quản lý rõ ràng và lưu ý những vấn đề dưới đây. Bảo trì tòa nhà định kỳ Một tòa nhà văn phòng bảo trì kém, cơ sở vật chất không đảm bảo có thể giảm tiềm năng tìm kiếm khách thuê. Thực tế cho thấy rằng, khi tìm thuê văn phòng, đa số khách hàng đều muốn một không gian làm việc sạch sẽ, tiện nghi, thể hiện được tầm vóc và độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Do đó, chủ đầu tư cần bảo trì tòa nhà văn phòng thường xuyên như lợp mái, kính, sơn, cảnh quan, bảo trì kiểm tra khu vực đậu xe, hệ thống điện -nước, internet… Đối với cụ thể từng văn phòng, cần kiểm tra nội thất, tường, sàn, đồ đạc… Kịp thời phát hiện hỏng hóc, xử lý để giảm thiểu tối đa tổn thất. Đồng thời, chủ đầu tư cũng cần xây dựng và thực hiện kế hoạch bảo trì tài sản định kỳ theo tháng, năm. Ví dụ Định kỳ 1 tháng 1 lần tiến hành bảo trì hệ thống điện – nước, thông gió, phòng cháy – chữa cháy,… Định kỳ 3 tháng 1 lần cải tạo, chăm sóc cảnh quan. Định kỳ 1 năm 1 lần thông hút bể phốt, xử lý các vết hở kẽ nứt tường trần sàn… Thường xuyên bảo trì cơ sở vật chất là một kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng hữu ích giúp nâng cao giá trị tài sản Ngoài ra, khi có sự cố phát sinh, chủ đầu tư cũng cần tiến hành bảo trì ngay lập tức. Việc xử lý các hỏng hóc kịp thời sẽ giúp làm giảm thiểu tối đa các thiệt hại về cơ sở vật chất. Giúp chủ đầu tư kéo dài được tuổi thọ của bất động sản. Điều này cũng đồng nghĩa với việc, bạn có thể khai thác tòa nhà lâu hơn, gia tăng lợi ích kinh tế. Bên cạnh đó, việc bảo trì thường xuyên sẽ góp phần xây dựng tiêu chuẩn cao hơn cho tòa nhà, khẳng định uy tín trách nhiệm của chủ đầu tư. Từ đó thu hút được nhiều khách hàng hơn. Khi dịch vụ và cơ sở vật chất của tòa nhà tốt và đảm bảo hơn so với mặt bằng chung, chủ đầu tư cũng hoàn toàn có thể cho thuê với giá cao hơn. Hiểu biết rõ về hợp đồng cho thuê Thông thường một tòa nhà văn phòng sẽ có rất nhiều khách thuê, tương ứng với đó là nhiều hợp đồng khác nhau. Là chủ đầu tư, bạn phải đảm bảo rằng mình đã hiểu và nắm hết được các điều khoản trong hợp đồng cũng như quyền hạn và trách nhiệm của mình. Từ đó thực hiện đầy đủ các cam kết và đặt uy tín lên hàng đầu. Hiểu rõ về pháp luật và hợp đồng cho thuê sẽ giúp chủ đầu tư tránh được các vấn đề tranh chấp về pháp lý Đồng thời, khi thiết lập hợp đồng, chủ đầu tư cũng cần hiểu biết và nắm rõ về các điều luật và quy định của nhà nước để tránh xảy ra tranh chấp về pháp lý. Theo kinh nghiệm của các chuyên gia quản lý tòa nhà văn phòng, nếu không chắc chắn về những thông tin liên quan đến pháp luật, bạn nên nhờ đến sự tư vấn của các bên có chuyên môn. Chỉ như vậy chủ đầu tư mới có thể tạo nên một hợp đồng công bằng, rõ ràng và hợp pháp. Đây chính là cơ sở cho mối quan hệ bền vững và lâu dài giữa chủ đầu tư và các doanh nghiệp thuê tòa nhà văn phòng. Tham khảo ngay Mẫu hợp đồng quản lý tòa nhà văn phòng “CHUẨN” từ Pan Services Hà Nội Hiểu rõ bất động sản của chính mình Một kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng khác không kém phần quan trọng mà các chủ đầu tư phải lưu ý, đó là hãy nắm rõ bất động sản của mình từ trong ra ngoài. Hãy chắc chắn rằng tòa nhà của mình cung cấp đầy đủ những gì mà người thuê cần, đáp ứng đủ nhu cầu của từng loại khách hàng. Để làm được điều đó, chủ đầu tư cần dành thời gian nghiên cứu khách hàng mục tiêu. Tìm hiểu chính xác nhu cầu của họ, các yếu tố mà họ quan tâm đến khi tìm thuê văn phòng của bạn. Đảm bảo phát huy những ưu điểm đó và khắc phục những khuyết điểm còn tồn đọng, bổ sung, hoàn thiện hệ thống cơ sở vật chất và tiện ích của tòa nhà. Từ đó mang tới dịch vụ trọn gói đầy đủ, tăng khả năng chốt khách cho bất động sản của mình. Nắm rõ về tình trạng tòa nhà văn phòng của mình sẽ giúp chủ đầu tư dễ dàng quản lý hơn Ngoài ra, trước khi bàn giao cho khách thuê, chủ đầu tư cũng cần kiểm tra và chụp hình lại hiện trạng của mặt bằng văn phòng. Sau đó lập biên bản bàn giao hiện trạng ghi đầy đủ thông tin về tình trạng cơ sở vật chất như điện nước, thông gió, cửa, tường, trần, sàn, bàn ghế, máy móc… Việc thành lập biên bản này không chỉ giúp chủ đầu tư nắm rõ tình trạng tài sản của mình, mà còn góp phần tác động khiến khách thuê có trách nhiệm và giữ gìn cơ sở vật chất hơn. Khi có phát sinh hoặc sự cố, chủ đầu tư và khách thuê cũng có căn cứ để xử lý sao cho thỏa đáng. Xem thêm Cách quản lý tòa nhà văn phòng HIỆU QUẢ – THÀNH CÔNG Học cách giao tiếp cùng người thuê Một kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng được rất nhiều chuyên gia tâm đắc là hãy xây dựng mối quan hệ khăng khít với khách thuê. Hãy ghi nhớ rằng, đây là mối quan hệ win – win, 2 bên cùng có lợi. Chủ đầu tư cần thường xuyên liên lạc thăm hỏi tình hình của khách thuê để đảm bảo rằng mọi thứ liên quan đến cơ sở vật chất đều hoạt động tốt. Thông qua đó, chủ đầu tư cũng có thể tìm hiểu về các vấn đề mà khách thuê chưa hài lòng, hoặc các nhu cầu mới của họ… Từ đó đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời, mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách thuê. Thường xuyên trao đổi và xây dựng quan hệ tốt đẹp với khách hàng Ngoài ra, trước khi tiến hành thay đổi, sửa chữa hay cải tạo, chủ đầu tư cũng cần có thông báo rõ ràng tới khách thuê để họ sắp xếp, tránh ảnh hưởng tới công việc. Để thể hiện sự chu đáo, ngoài việc thông báo trực tiếp, bạn có thể thông báo dưới dạng văn bản hoặc email. Bên cạnh đó, khi có các vấn đề xảy ra, hãy khéo léo giao tiếp để xử lý để tốt cho cả hai bên. Không nên căng thẳng, gây hiểu lầm và phá vỡ mối quan hệ tốt đẹp, ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh của mình. Nâng cấp chất lượng tài sản thường xuyên Thường xuyên nâng cấp chất lượng tài sản cũng là một trong các kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả mà các chủ đầu tư nên lưu ý. Hoạt động này trước mắt có thể tốn một khoản chi phí nhỏ nhưng về lâu dài sẽ góp phần nâng cấp giá trị bất động sản của chủ đầu tư. Bởi lẽ, khi chất lượng cơ sở vật chất của tòa nhà được cải thiện, bạn hoàn toàn có thể cho thuê với mức cao hơn. Thường xuyên nâng cấp tài sản giúp chủ đầu tư gia tăng giá trị BĐS Để làm được điều đó hãy thường xuyên cập nhật các tiện ích, các xu hướng và công nghệ mới cho tòa nhà văn phòng. Từ đó nâng cao trải nghiệm của người thuê. Khi sở hữu cơ sở vật chất và mang tới trải nghiệm người dùng tốt, bạn đã có nhiều hơn thế mạnh so với đối thủ cạnh tranh. Đây chính là cơ sở và căn cứ giúp gia tăng cơ hội tái ký hợp đồng, giúp tài sản của bạn được khai thác liên tục, tối đa hóa lợi ích. Kế hoạch nâng cấp tài sản cần được xây dựng rõ ràng, có chiến lược và lộ trình cụ thể. Tránh cải tạo một cách tùy hứng, không đồng bộ, gây lãng phí ngân sách, giảm hiệu quả kinh doanh của tòa nhà. Lưu trữ thông tin quan trọng Khi quản lý tòa nhà văn phòng, chủ đầu tư cũng cần chú ý đến việc lưu trữ các thông tin quan trọng. Lưu trữ các thông tin về người thuê, hồ sơ, hợp đồng Đây là các văn bản quan trọng liên quan đến việc bạn bàn giao tài sản của mình cho người khác đi kèm với các trách nhiệm và nghĩa vụ liên quan. Các giấy tờ này sẽ là căn cứ cho pháp luật bảo vệ và xử lý các vấn đề phát sinh. Do đó, hãy lưu giữ và bảo quản các thông tin này thật cẩn thận. Lưu trữ các hóa đơn, biên lai thu chi Đây là căn cứ để tính toán chi phí hàng tháng của khách thuê. Do đó, các hóa đơn, biên lai chi về điện nước, bảo trì… chủ đầu tư cần phải công khai với khách thuê và lưu giữ cẩn thận. Lưu trữ báo cáo tài chính Bạn sẽ không thể biết được mô hình kinh doanh quản lý tòa nhà văn phòng của mình có hiệu quả không nếu không nắm được báo cáo tài chính. Sự so sánh báo cáo tài chính qua các giai đoạn cũng giúp chủ đầu tư đánh giá được quá trình khai thác bất động sản đang trong chiều hướng đi lên hay chững lại. Từ đó có quá trình điều chỉnh kịp thời, tối đa hóa lợi nhuận. Kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng cho thấy bạn cần lưu giữ hồ sơ cho thuê để phòng các tình huống phát sinh Thời hạn thanh toán tiền thuê Thiết lập thời hạn thanh toán tiền thuê là một vấn đề quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả cho các chủ đầu tư. Thay vì để thanh toán 1 tháng, bạn có yêu cầu người thuê thanh toán theo từng chu kỳ. Một chu kỳ khoảng từ 3 đến 6 tháng là hợp lý. Việc này sẽ giúp hai bên giản lược bớt các thủ tục thanh toán phiền phức. Đồng thời giúp chủ đầu tư có kinh phí cho các hoạt động bảo trì định kỳ. Việc thanh toán tiền thuê theo từng tháng sẽ có nhiều rủi ro hơn so với việc thu tiền theo chu kỳ dài hạn Bên cạnh đó, chủ đầu tư cũng cần hạn chế tối đa các rủi ro thanh toán như người thuê chậm tiền/ nợ tiền thuê văn phòng hoặc phá vỡ hợp đồng, chuyển đi bất ngờ, không báo sớm… Để làm được điều đó, hãy xây dựng các điều khoản rõ ràng cho từng trường hợp trong hợp đồng. Nếu cần thiết có thể quy định các cơ chế phạt một cách hợp lý và hợp pháp nâng cao trách nhiệm của khách thuê. Xem thêm Những điều cần biết về chi phí quản lý tòa nhà văn phòng 2. Quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê cùng Pan Services Hà Nội Để quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê tốt, chủ đầu tư cần thực hiện nhiều quy trình, hạng mục và công việc phức tạp. Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm hoặc sở hữu nhiều tòa nhà, bạn nên hợp tác với một đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý uy tín, giàu kinh nghiệm và sở hữu phần mềm thông minh để tăng cường hiệu quả kinh doanh. Pan Services Hà Nội là một đơn vị hội tụ đủ các yếu tố đó. Là đơn vị trực thuộc tập đoàn Nihon Housing – tập đoàn hàng đầu Nhật Bản về lĩnh vực quản lý bất động sản. Bên cạnh quy trình quản lý bài bản, chuyên nghiệp chuẩn Nhật được thừa hưởng từ tập đoàn mẹ, Pan Services Hà Nội còn sở hữu đội ngũ nhân sự chất lượng cao, giàu kinh nghiệm thực tiễn trong quản lý các tòa nhà, đặc biệt là tòa nhà văn phòng. Pan Services – đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực vận hành quản lý tòa nhà Các công tác vận hành được Pan Services triển khai minh bạch, rõ ràng thông qua phần mềm HomeID. Thông qua đó, chủ đầu tư có thể dễ dàng theo dõi tình hình tài sản cũng như hiệu quả kinh doanh tòa nhà của mình bất kỳ lúc nào và tại bất kỳ đâu. Dù là hình thức mang lại lợi nhuận kinh tế bền vững nhưng việc khai thác kinh doanh từ hình thức tòa nhà văn phòng luôn ẩn chứa nhiều rủi ro đối với chủ đầu tư. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong vận hành, cần sự hỗ trợ từ một đơn vị giàu kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng thì hãy liên hệ với Pan Services để được tư vấn hỗ trợ ngay hôm nay.

quản lý vận hành tòa nhà văn phòng